Dieses Projekt ist ein Paradebeispiel für unseren 360 Grad-Ansatz der Unternehmensoptimierung. Schritt für Schritt wurden zunächst sämtliche Aspekte unserer Beratungsmodule mit dem Kunden besprochen und im Anschluss zielgerichtet umgesetzt, womit maßgebliche Optimierungen für die DOCSTR GmbH erzielt wurden.
Begonnen hat die Zusammenarbeit Anfang 2020 mit der Sichtung der bestehenden Controlling-Strukturen. Die Analyse hat gezeigt, dass diese rasch an die Anforderungen des schnell wachsenden und erfolgreichen Unternehmens anzupassen waren. Gemeinsam mit dem Kunden haben wir daufhin mit dem Aufbau von professionellen Controlling-Strukturen inkl. eines Management-Report-Systems begonnen, und im Rahmen dieses Prozesses auch eine Mitarbeiterin von DOCSTR im Bereich Controlling ausgebildet. Nach der erfolgreichen Erarbeitung der finanziellen Transparenz wurden anschließend weitere Prozesse wie etwa die ordnungsgemäße Planung der Geschäftszahlen sowie ein Liquiditätsmanagement eingeführt.
Nach Abschluss dieses Teilprojektes wurden weitere Prozesse des Kunden gesichtet, u.a. die Auftragsabwicklung. Sämtliche Kernprozesse sind mittlerweile dokumentiert und teilweise auch visualisiert. Im Zuge der Prozessdokumentation wurde zudem eine Struktur von Verfahrens- und Arbeitsanweisungen etabliert. Final wurde dieses Teilprojekt mit der Erstellung eines QM-Handbuches und der erfolgreiches DIN EN ISO 9001 Zertifizierung abgeschlossen. Im darauf folgenden Jahr fungierten wir als externer Qualitätsmanagementbeauftragter und bildeten eine DOCSTR-Mitarbeiterin aus, damit die QM-Aufgaben zukünftig unternehmensintern bearbeitet werden können und der Kunde somit Unabhängigkeit in diesem Bereich erlangt.
Im Rahmen der Zusammenarbeit wurde die Notwendigkeit eines zentralen und digitalisierten Wissenmanagements deutlich, um das Unternehmenswissen langfristig und für alle Mitarbeitenden verfügbar zu machen. Hierzu stellten wir dem Kunden ein individualisiertes Intranet zur Verfügung, das wir aufgrund der individuellen Kundenbedürfnissen um Abwicklungs- und Controlling-Tools erweitert haben.
Auch im Bereich des Datenschutzes haben wir dem Kunden bei der Erlangung von Rechtssicherheit unterstützt und fungieren noch heute als externer Datenschutzbeauftragter.
Aktuell begleiten wir den Kunden bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems, füllen interimsweise die Stelle des CFO aus und professionalisieren die internen HR-Prozesse.
