Was ändert sich 2025?

Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen (dazu gehören auch alle selbständig tätigen Personen, gewerblich wie freiberuflich) in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen Unternehmen entgegenzunehmen und zu decodieren.

Ab 2027 geht es weiter…

Ab 2027 dürfen zwischen Unternehmen keine sogenannten sonstigen Rechnungen (PDF, Word, Papier) mehr gestellt werden. (Übergangsregelung bis 2028 für Unternehmen mit Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro)

Doch was ist eine E-Rechnung?

E-Rechnungen sind strukturierte elektronische Formate, die nach den Plänen der Europäischen Kommission ein europäisches elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer ermöglichen sollen. Hier hat man sich EU-weit auf das XML-Format geeinigt.

E-Rechnungen sind durch ihre feste Struktur maschinenlesbar, das heißt die Buchhaltungssoftware erkennt den Kreditor, den Rechnungsbetrag, den Umsatzsteuersatz, Rechnungsdatum, Fälligkeit und ggf. Regelungen zum Skonto. Dadurch wird die Rechnungserfassung in der Buchhaltung erleichtert und Übertragungsfehler ausgeschlossen.

Eine PDF besitzt diese Struktur nicht und gilt deshalb nicht als E-Rechnung, sondern als bildhaftes Dokument.

E-Rechnungen werden die verpflichtende Standardrechnung zwischen Unternehmen und sind nicht wie eine PDF ohne Weiteres lesbar.

Welche Rechnungen müssen umgestellt werden?

Es geht ausschließlich um Rechnungen zwischen Unternehmen und um Rechnungen zwischen Unternehmen und staatlichen Stellen. Rechnungen an Verbraucher sind nicht betroffen, diese könnten sie in der Regel auch nicht decodieren. Auch Rechnungen bis 250 Euro können weiterhin als PDF oder auf Papier verschickt werden.

Was ist nun zu tun?

Neben der X-Rechnung, die schon seit November 2020 für Lieferanten staatlicher/ öffentlicher Stellen verpflichtend ist, stellt auch das Datenformat ZUGFeRD eine E-Rechnung dar. Zusätzlich zu der Rechnung im XML-Format wird dabei auch eine PDF erzeugt. Die aktuellen ZUGFeRD-Versionen sind zudem in der Lage, X-Rechnungen zu erzeugen, die für die Rechnungsstellung an die öffentliche Hand benötigt werden.

👉 Mit nahezu jeder Buchhaltungs- und ERP-Software können bereits ZUGFeRD-Rechnungen erzeugt und gelesen werden bzw. wird dies in Kürze der Fall sein. Hierbei sind nur wenige Anpassungen vorzunehmen.
👉 Unternehmen, die immer noch Rechnungen im PDF-Format erstellen, benötigen spätestens jetzt eine gesetzeskonforme IT-basierte Buchhaltungslösung.

✅ In beiden Fällen helfen wir euch gern bei der Umsetzung.